Monthly Archives: June 2013

PowerPointin kuvien kielen vaihtaminen

Leave a reply

Kuinka moni on tuskaillut kuvien eri tekstiosien kieliasetuksilla?

Itse olen monesti, mutta nyt sain ainakin omissa kuvissani kieliasetukset toimimaan seuraavalla pienellä makrolla. Makro käy läpi kaikki aktiivisen esityksen kuvat ja niiden tekstiruudut (shapes) ja muuttaa kieleksi us english.

Jos kieli halutaan uk englanniksi tai suomeksi, kommentoidaan us englanti -rivi ja poistetaan kommenttimerkki (‘) sen rivin kohdalta, mihin kieleen halutaan vaihtaa.

Esim. halutaan vaihtaa kieli suomeksi: poista kommenttimerkki tältä riviltä koodissa
‘sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDFinnish

Sub ChgLng() 
'change language to us/uk- english/finnish
    Dim sld As Slide
    Dim sh As Shape
        On Error Resume Next
        For Each sld In ActivePresentation.Slides
            For Each sh In sld.Shapes
                'us englanti
                sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDEnglishUS
                'uk englanti
                'sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDEnglishUK
                'suomi
                'sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDFinnish
            Next
        Next
End Sub

Makron kopioit PowerPoint moduuliin seuraavasti:

Valitse koodi.
Paina Ctrl + c (kopioi).
Paina Alt + F11.
Valitse Insert – Module.
Paina Ctrl + v (liitä).

Suorita koodi esimerkiksi seuraavasti: laita osoitin koodin ja paina F5.

Suorita koodi toisessa esityksessä:

Pidä avoinna esitys, johon koodin kopioit, ja avaa esitys, jota haluat muuttaa.
Valitse Näytä – Makrot, Makrot (View – Macros, Macros).
Avautuvasta valintaikkunasta valitse makrojen lähteeksi Kaikki avoimet esitykset ja tämä kyseinen makro ChgLng.

Taulujen välinen laskenta PowerPivotissa

Leave a reply

Halutaan poimia tietoja toisesta taulusta, johon on muodostettu yhteys (relation).

Tällöin voidaan käyttää funktiota RELATED, jonka syntaksi on RELATED(Sarakenimi).

Esimerkissä on kaava:

    =RELATED(Products[ProductName])

Se poimii tuotetaulusta tuotteen nimen.

Tämän saisi myös haettua LOOKUPVALUE-funktiolla, mutta tämän kaava on huomattavasti pitempi ja aikaavievämpi kirjoittaa:

    =LOOKUPVALUE(Products[ProductName];Products[ProductID];’Order Details'[ProductID])

 

Toisessa esimerkissä lasken, mitä tuotteen myynti olisi listahinnalla, eli kerron tilatun kappalemäärän tuotteen listahinnalla:

    =’Order Details'[Quantity]*RELATED(Products[UnitPrice])

Tässäkin käytän RELATED-funktiota, koska taulujen välillä on yhteys (Order Details ja Products).

 

Huomaa myös, että kirjoittaessasi kaavoja PowerPivotissa teet sen kaavakentässä. Muista kaikki sulut! PowerPivot ei korjaa kaavoja samalla tavalla kun varsinainen Excel.

 

Taulujen liitokset/suhteet

 

Taulujen yhteyksiä pääset tutkimaan PowerPivot ikkunan Aloitus – valintanauhan Näytä ryhmän Kaavionäkymä -työkalun avulla (Home, View, Diagram View).

 

Jos yhteyksiä on, voit kaksoisnapsauttaa yhteysviivaa ja pääset tarkastelemaan yhteyttä.

 

Takaisin normaalinäkymään pääset napsauttamalla Tietokantanäkymä-työkalua, Näytä ryhmässä (Data View).

 

Jos yhteyksiä ei ole määritelty, voit itse määritellä taulujen yhteydet PowerPivotissa.

Siirry PowerPivotin Rakenne (Design) -valintanauhaan.

Suhteet ryhmässä on kaksi työkalua, Luo suhde ja Suhteiden hallinta, joilla määrittelet ja tarkastelet taulujen välisiä liitoksia/suhteita (Create Relationships, Manage Relationships).

 

Taulujen ominaisuus (Table Properties) -työkalulla hallitset suodatusta ja pääset määrittelemään SQL-lauseketta jolla tietoja poimitaan (Vaihda kohteeseen – Kyselyeditori, Switch to – Query Editor)

PowerPivot – tietojen tuonti

Leave a reply

PowerPivot on käytännöllinen, kun tietomäärä on suuri ja tarvitaan useampi taulu samanaikaisesti analysoitavaksi. PowerPivotista teet edelleen Pivot-taulukon kädenkäänteestä.

PowerPivotiin voit teoriassa tuoda taulun, jossa on enintään 1 999 999 997 riviä!

PowerPivot tuli Excelin versioon 2010 ja se on Microsoftin ilmainen lisäohjelma.

Löydät versiot 2013 ja 2010 ladattavaksi näistä linkistä:
Suomeksi:
http://office.microsoft.com/fi-fi/excel/powerpivotin-lataaminen-HA101959985.aspx

Englanniksi:
http://office.microsoft.com/en-us/excel/download-powerpivot-HA101959985.aspx

 Taulujen tuonti

Avaa PowerPivot ikkuna (PowerPivot, PowerPivot Window).

Valitse ulkoinen tietolähde (External data):
tietokannasta (SQL-Server, Access, Analysis service), muista lähteistä (Oracle, Teradata, Sybase jne.), (From Database, From Other Sources).

Tuonti Accessista:

Etsi tietokanta napsauttamalla avautuvassa valintaikkunassa painiketta Selaa (Browse).
Seuraavassa valintaikkunassa voit joko kirjoittaa itse SQL-lauseen, jolla tiedot tuodaan,
tai valita vaihtoehdon, jolla valitset taulut suoraan tietokannasta. Tämä vaihtoehto on oletuksena. Napsauta seuraava painiketta.

 Valitse avautuvasta valintaikkunasta taulut, jotka haluat tuoda. Valintaikkunassa on myös painike Valitse liittyvät taulukot (Select Related Tables), joka valitsee valittujen taulujen yhteyksiin perustuvat muut taulut, ja painike Esikatsele ja suodata (Preview & Filter), joka näyttää esikatselunäkymän valitusta taulusta sekä mahdollistaa suodatuksen.

 Napsauta Valmis (Finish).

 

Taulujen valinta

Taulujen valinta

Tuonnista näytetään tilanneikkuna, joka kertoo, miten tuontiprosessi edistyy ja kuinka monta tietuetta tuotiin. Kun tuonti on valmis, sulje ikkuna.

Tuodut taulut näkyvät PowerPivot ikkunassa eri välilehdillä.

Tuonti SQL-Serveristä:

Valitse SQL-Server ulkoiseksi tietolähteeksi.
Kirjoita serverin nimi tai valitse se listasta.
Määrittele kirjautumistunnukset.
Valitse tietokanta.

Tietokannan määrittely

Tietokannan määrittely

Tämän jälkeen toimi samalla tavalla kun Accessista tuotaessa.

 

 

TÄMÄ.PÄIVÄ ja kaavan optimointi

Leave a reply

Tarvittiin listaan sarake, jossa lasketaan aina tietyn päivä erotus tähän päivään nähden.

Nopeasti ajateltuna sen tekisi esim. näin

    =TÄMÄ.PÄIVÄ()-A3

jos päivämäärä on solussa A3.

 

Jos listassa on kuitenkin paljon rivejä, tällainen kaava on Excelissä hidas.

Funktio TÄMÄ.PÄIVÄ (TODAY()) on niin sanottu Volatile-funktio, joka lasketaan aina uudestaan kun Excel suorittaa laskutoimituksen ja näin ollen saattaa hidastaa Exceliä.

 

Toinen tapa, tässä tapauksessa edullisempi laskennan kannalta, olisi esim. näin:

Kirjoitetaan funktio TÄMÄ.PÄIVÄ erilliseen soluun, esim. B1, ja sitten kirjoitetaan kaava, joka viittaa tähän soluun:

    =$B$1-A3.

 

Jos työkirjan käsittely on hidasta, voi myös asettaa laskutoimituksen manuaaliseksi, ja kun muutokset on tehty, sitten suorittaa laskutoimituksen.

Laskutoimitusasetukset löytyvät kohdasta Kaavat – Laskutoimitus, Laskennan asetukset (Formulas –Calculation, Calculation Options).

 

Virheiden hallinta

Leave a reply

ON ERROR

Virhehallinta otetaan käyttöön ON ERROR GOTO xxx -komennolla.

xxx on nimi, johon siirrytään virheen tapahtuessa.

Esim.:

ON ERROR GOTO VirheHallinta

Virheenhallintarutiini on usein proseduurin lopussa ja kirjoitetaan muodossa:

VirheHallinta:

Huomaa kaksoispiste.

Virhehallinnasta palataan takaisin ohjelmaan komennolla: ON ERROR RESUME tai ON ERROR RESUME NEXT.

ON ERROR RESUME palauttaa ohjelman sille riville joka aiheutti virheen kun taas ON ERROR RESUME NEXT palauttaa seuraavalle riville siitä rivistä, joka aiheutti virheen.

Virhehallinta palautetaan Excelille komennolla ON ERROR GOTO 0 minkä jälkeen Excelin normaali virhehallinta on taas käytössä.

Voit poistaa ja ottaa käyttöön myös sisäiset virheilmoitukset komennolla:

APPLICATION.DISPLAYALERTS = FALSE ja APPLICATION.DISPLAYALERTS = TRUE

Käytä tätä harkitusti ja jos käytät, tarkista että virhehallintasi todella toimii!

Muista laittaa DISPLAY ALERTS TRUE kun et sitä enää tarvitse.

Ennen virhehallintariviä kirjoita EXIT SUB jos kyseessä SUB-proseduuri tai EXIT FUNCTION jos kyseessä FUNCTION-proseduuri. Näin vältytään päätymästä virhehallintaan jos ohjelma suoritetaan loppuun virheittä.

Esimerkki:

Virheen hallinta

Virheen hallinta

 

Sisällysluettelo Wordiin

Leave a reply

Sisällysluettelo Wordiin

 

Kirjoita tekstisi ja siihen liittyvät otsikot.

Määrittele otsikot eri otsikkotasoiksi tyyleillä (Aloitus, Tyyli (Home, Styles)).

Valitse otsikko ja sen jälkeen valitse otsikkotaso tyyleistä.

Siirry kohtaan, johon haluat sisällysluettelon.

Tarvittaessa tee osanvaihdot (Sivuasettelu, Sivun asetukset, Vaihdot: Seuraava sivu (Page Layout, Breaks: Next Page)).
Näin saat sisällysluettelolle eri ylä-/alatunnisteen ja erilaiset sivunumerot kuin mitä sinulla on muussa tekstissä.

Valitse Viittaukset, Sisällysluettelo, Sisällysluettelo (References, Table of Contents, Table of Contents) ja haluamasi sisällysluettelon tyyli.

 

Jos myöhemmin päivität tekstissä otsikkoja tai lisäät/poistat otsikkoja, saat sisällysluettelon päivitettyä menemällä luetteloon ja painamalla F9-funktionäppäintä.

 

Lisää otsikkotasoja

 

Otsikkotasoja on 9 ja oletuksena näkyy kolme.

Muita tasoja voit käyttää esim. seuraavasti:

Paina Ctrl + Vaihto + S tai valitse Käytä tyylejä (Apply Styles) ja Tyyligallerian alin vaihtoehto, kun se on avattuna.

Valintaikkunassa näkyy se otsikkotaso, joka sinulla on tekstissä valittuna. Valitse avautuvasta listaruudusta otsikkotaso. Voit tarvittaessa muuttaa tässä listaruudussa otsikkotason numeroa haluamaksesi tasoksi ja tämän jälkeen napsauta Käytä (Apply).

 

Numeroidut otsikot

 

Jos haluat otsikoihin numerot, esim. 1, 1.1, 1.1.1, 1.2 ja niin edelleen, toimi seuraavasti:

Siirry johonkin määrittelemääsi otsikkoon tekstissäsi.

Valitse Aloitus, Kappale, Monitasoinen luettelo (painike Kappale-ryhmässä), ja avautuvasta listasta vaihtoehto, jossa on otsikko numeroiden perässä.