Monthly Archives: October 2013

Pikatoiminnot (Quick Steps)

Outlook 2010 toi mukanaan Pikatoiminnot (Quick Steps). Se on näppärä työkalu viestien hallintaan.

Itse muokkaan viestejä aina tarpeen mukaan, laitan uusia ja poistan vanhoja tarpeettomia.

Kun napsautat laittamaasi Pikatoimintoa (Quick Step), siirrät viestin määrittelemääsi kansioon, lähetät sen eteenpäin tai esim. kopioit kalenteriin, ilman että sitä tarvitsee hiirellä raahata.

Määrittele Pikatoiminto (Quick Step) seuraavasti:

– Napsauta nuolta Pikatoiminto-ryhmän (Quick Step) alaoikealla (Pikatoimintojen hallinta).

– Valitse Uusi (New) ja haluamasi toiminto, esim. siirrä kansioon tai Mukautettu (Custom) kohdasta, jossa pääset määrittelemään tarkemmin haluamaasi toimintoa.

– Anna toiminnolle nimi ja valitse kohdekansio sekä määritä, haluatko merkitä sen luetuksi toiminnon yhteydessä.

Asetukset-painikkeen alta löydät tarvittaessa lisää määrityksiä kuten pikanäppäimen määritystoiminnolle jne.

Käytät Pikatoimintoa (Quick Step) valitsemalla viestin tai viestit jonka jälkeen napsauta luomaasi pikatoimintoa (Quik Step).

Kun Excel ei ymmärrä numeroita

Joskus saattaa esiintyä sellainen tapaus, että esim. SUMMA (SUM) funktio (koskee myös muita funktioita) ei laske yhteen lukuja, vaikka kaava tyyppiä =A1+A2+… jne. edelleen toimii.

Tällöin luku saattaa olla sellaisessa muodossa että Excel tulkitsee sen tekstiksi ja solun muotoileminen numeroksi ei auta.

Ongelman korjaamiseksi on monta keinoa ja ohessa muutama, joita itse käytän usein.

– Uusimmissa Exceleissä aluetta valittaessa (numerot) saa toimintotunnisteen, josta valitaan vaihtoehto “muunna numeroiksi” (Convert to number)

– Valitse alue (numerot) ja muotoile valittu alue numeroksi. Tämän jälkeen kirjoita numero 1 johonkin tyhjään soluun ja kopioi se leikepöydälle.

Valitse alue, jossa juuri numeroiksi muotoilemasi luvut ovat ja valitse Liitä, Liitä määräten ja valintaikkunassa valitse Arvot ja Kerro (Paste, Paste Special – Values, Multiply).

– Valitse alue (numerot) ja muotoile valittu alue numeroksi. Kirjoita kaava uuteen sarakkeeseen ja kerro tämän solun arvon 1:llä.

Muita keinoja:

Funktio POISTA.VÄLIT (TRIM) poistaa välilyönnit.

POIMI.TEKSTI (MID) -funktiolla voit poimia merkkijonosta haluamasi merkit tietystä positiosta lähtien.

Funktio SOLU (CELL) kertoo mitä solussa on. Esim. SOLU(“tyyppi”;A1), palauttaa “h” jos solu on tyhjä, “o” jos solussa on teksti arvo ja “r” jos solussa jotakin muuta.

Vastaavat englanniksi =CELL(“type”;A1) “b” jos solu on tyhjä, “l” jos solussa tekstiä, “v” jos arvo.

Huomaa eri palautusarvot eri kieliversioissa.

Jos oikein muistan, niin joissakin Excel-versioissa oli käytettävä englanninkielisiä nimiä argumenteissa, jotta funktio toimisi, vaikka itse Excel olisikin suomenkielinen.

Jos desimaalierotin on pisteenä, Excel pyrkii muuttamaan arvon päivämääräksi (riippuu koneen maa-asetuksista).

Voit muuttaa Excelin tulkitsemaan pisteet desimaalierottimiksi Excelin asetuksista. Tämän asetuksen voit tehdä tilapäisesti tietojen tuonnin tai liittämisen ajaksi. Kun tiedot on tuotu onnistuneesti, muuta asetus takaisin ja sinulla on (toivottavasti) pisteet pilkkuina.

– Valitse Tiedosto/Asetukset, (File/Options).

– Valitse Lisäasetukset (Advanced).

– Ota valinta pois kohdasta “Käytä järjestelmän erottimia” (Use system separators) ja laita Desimaalierotin (Decimal separator) ruutuun piste ja muuta tarvittaessa myös Tuhaterotin (Thousend separator).

Exceliin saattaa tulla myös joskus koodi (esim. tuhat erottimena) joka on vaikea tunnistaa ja joka estää luvun muotoilemista numeroksi.
Eräs tällainen on mm ASCII koodi 160
Tapoja on monia mutta ehkä helpoin tapa päästä tästä eroon on seuraava:

1. Mene soluun jossa on tämä luku
2. Valitse kaavakentässä merkki (välilyönti) joka on lukujen välissä
3. Kopioi tämä ”väli” (Ctrl+C)
4. Valitse alue jonka haluat muuttaa
5. Valitse Aloitusvalintanauhan Etsi ja korvaa toiminto
6. Etsittävä ruutuun liitä (Ctrl+V) tämä kopioitu väli
7. Korvataan ruutuun älä laita mitään
8. Napsauta korvaa kaikki