Yearly Archives: 2014

Poista PowerPoint 2013 linkit

PowerPointissa 2013 et pysty valitsemaan useita linkkejä samanaikaisesti ja poistaa niitä.
Siihen tarvitaan pieni VBA-koodi avuksi joka löytyy mm tältä sivustolta:

http://www.pptfaq.com/FAQ01172-Break-all-of-the-links-in-a-presentation.htm

Mikäli sivu ei aukeaisi niin ohessa koodi:

Sub BreakAllLinks()
    Dim oSld As Slide
    Dim oSh As Shape
    For Each oSld In ActivePresentation.Slides
           For Each oSh In oSld.Shapes
           If oSh.Type = msoLinkedOLEObject Then
                   oSh.LinkFormat.BreakLink
           End If
           Next   ' Shape
    Next   ' Slide
 End Sub

 

Lisää potkua kaaviokuvaan

Voit muotoilla kaaviokuvan arvosarjaa (Data Series) omilla kuvilla saadaksesi lisää ilmettä kuvaasi.
Voit käyttää kuvia sarjan täytteenä joko muotoilemalla sitä asianomaisesta kohdasta tai vielä yksinkertaisemmin kopioimalla kuva ensin leikepöydälle ja sen jälkeen liittämällä kuva valittuun datasarjaan.
Esimerkki sarjan muotoilusta

Muotoilu vaihtoehto:
Osoita sarjaa ja napsauta hiiren kakkospainiketta
Valitse Muotoile arvosarjat (Format Data Series)
Valitse Täyttö ja Kuva tai materiaalitäyttö (Fill, Picture or texture fill)
Valitse joko Tiedostosta, leikepöydältä tai ClipArt (File, Clipboard, Clipart (Online v. 2013)
Pinoa vaihtoehto pinoaa kuvan eikä venytä sitä (Stack)

Kopiointi leikepöydän kautta:
Valitse kuva
Kopioi valittu kuva
Napsauta kaaviokuvan sarjaa
Valitse liitä
Tarvittaessa muotoile esim. valitsemalla muotoilusta pinoa.

Ensimmäinen numero merkkijonossa

Oheisella funktiolla etsitään merkkijonon ensimmäinen numeropositio.
Esimerkiksi merkkijonoista abc123 tai a234, tai xyyz23 halutaan pomia teksti ja numerot erikseen. Merkkijono on vaihtelevan pituinen.
Kun ensimmäisen numeron postio tiedetään voidaan edelleen laskentataulussa funktioilla vasen (left), oikea (right), pituus (len) ja poimi.teksti (mid) poimia merkkijonosta tietoja.

Function FirstNumPos(code As String) As Long
    Dim lngLenght As Long
    Dim i As Long
    
    lngLenght = Len(code)
    For i = 1 To lngLenght
        If Mid(code, i) >= Chr(48) And Mid(code, i) <= Chr(57) Then
            FirstNumPos = i
            Exit Function
        End If
    Next
    FirstNumPos = 0
End Function

 

Outlook avaa 2 ikkunaa

Mikäli olet avannut Outlookissa toisen ikkunan, ja et ole sitä sulkenut, Outlook muistaa sen seuraavan kerran kun Outlook avataan ja avaa sinulle kaksi ikkunaa.

Jos olet sulkenut toisen ikkunan ennen ohjelman sulkemista ja se sattui olemaan pääikkuna Outlook muistaa edelleen ne kaksi ikkunaa.

Lisäikkuna tulee sulkea ennen ohjelmasta poistumista jotta ohjelma aukeaisi taas vain yhdessä ikkunassa.

 

Alueen täyttö

Halutessasi voit täyttää nopeasti valitsemasi alue samoilla tiedoilla tai kopioida kaava alueelle seuraavasti:
1. Valitse alue
2. Kirjoita tieto
3. Paina Ctrl – näppäin alas ja pidä alhaalla
4. Paina Enter

Kaavan kopioit samalla menettelyllä seuraavasti:

1. Valitse alue
2. Kirjoita kaava
3. Paina Ctrl – näppäin alas ja pidä alhaalla
4. Paina Enter.
Riippuen miten olet kirjoittanut soluviittaukset, ne sovitetaan aina kyseiseen soluun johon kaava kopioituu.
(Esim. D1 kaava =A1+B1 muuttuu solussa D2 kaavaksi =A2+B2)

Jos sinulla on jo valmis kaava ja haluat sen kopioida alueelle teet sen seuraavasti:
1. Valitse alue lähtien solusta jossa kaava
2. Paina F2 (aktivoi solun)
3. Paina Ctrl – näppäin alas ja pidä alhaalla
4. Paina Enter.
Yllämainittu tapa on kätevä esim. kun haluat kopioida kaavan useammalle riville ja sarakkeelle samanaikaisesti.

 

Eroon jako/0 ilmoituksesta

Mikäli jaetaan luku nollalla (0) tai tyhjällä solulla saadaan virheilmoitus #Jako/0! (#Div/0!).
Lomakepohjissa tämä saattaa olla riesa ja kauneusvirhe josta halutaan päästä eroon.

Helpoin tapa on käyttää funktiota JOSVIRHE (IFERROR).
Eli esimerkiksi jos jaetaan solu A1 solulla B1 ja soluun C1 halutaan jakotulos mutta ei virheilmoitusta niissä tapauksissa jossa B1 on nolla tai tyhjä. Tällöin kaava C1:ssä olisi seuraavan lainen =JOSVIRHE (A1/B1;””), =IFERROR(A1/B1;””).

 

 

 

Kahden solun yhdistäminen

Yhdistetään A ja B sarakkeen solut ja laitetaan välilyönti väliin
Esim.:
Solussa A1 = Aku ja B1 = Ankka -> C1 = Aku Ankka
Funktioilla:
KETJUTA (CONCATENATE)
=KETJUTA(A1;” “;B1)
tai
=A1&” “&B1
(Välilyönti laitetaan kahden lainausmerkin väliin koska se on tekstiä kaavassa)

Makrolla voit tehdä sen esim. seuraavalla tavalla:

Sub Yhdista()
'ohjelma yhdistää A ja B sarakkeen solut C sarakkeeseen
 'lähdetään liikkeelle A1:stä (cells(1,1))
 'Cells parametreja muuttaen voidaan valita toinen lähtösolu ja
 'myös sarake jonne yhdistetty tulos laitetaan

Dim rwIndex As Long
Dim i As Long
'lasketaan täytettyjen solujen määrä A1:stä alaspäin
rwIndex = Sheets(1).Cells(1, 1).End(xlDown).Row
For i = 1 To rwIndex
     Cells(i, 3).Value = Cells(i, 1) & " " & Cells(i, 2)
Next
End Sub

 

 

Taulujen lajittelu työkirjassa

Silloin tällöin tulee tarve saada lajiteltua taulut aakkosjärjestykseen.
Sen voi tehdä seuraavalla makrolla:

Option Compare Text '( tarkoittaa että A = a)

Sub AakkostaTaulut()
Dim i As Long, j As Long, lngTaulujenMäärä As Long
    lngTaulujenMäärä = Sheets.Count
    On Error GoTo VirheH:
    For i = 1 To lngTaulujenMäärä – 1
        For j = i + 1 To lngTaulujenMäärä
            If Sheets(j).Name < Sheets(i).Name Then
                 Sheets(j).Move Before:=Sheets(i)
            End If
        Next
    Next
    Sheets(1).Select
VirheH:
End Sub

 

 

Viikkonumerot

Viikkonumerot Outlookiin

 

Saat viikkonumerot näkyviin kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa seuraavalla tavalla:
Tiedosto – Asetukset – Kalenteri, Näyttöasetukset;
Napsauta kohtaa “Näytä viikkojen numerot kuukausinäkymässä ja päiväyskaaviossa”.
(File – Options – Calendar, Display options, Show week numbers in…)

Makron nauhoitus

Muutama perusasia ennen kuin nauhoitat makron

  1. Pystytkö hoitamaan toiminnon funktioilla? (Toimii todennäköisesti varmemmin.)
  2. Harjoittele ensin kaikki vaiheet. (Nauhoitus nauhoittaa kaikki liikkeet, myös mokat).
  3. Pohdi, minkä solun valitset ennen nauhoitusta vai nauhoitatko soluvalinnan makroon.
  4. Muista soluvalinnat nauhoituksessa, ne nauhoittuvat soluviittauksin. Käytä tarvittaessa pikanäppäimiä.
  5. Muista lopettaa nauhoitus!

Esimerkki: Otsikkorivin lihavointi.

Asetatko ensin osoittimen soluun, josta valinta aloitetaan, vai aletaanko aina solusta A1?

Oletan tässä, että aloitetaan aina solusta A1, joten nauhoitan sen makroon.

  1. Nauhoitus päälle: Näytä, Makrot, Tallenna makro (View, Macros, Record Macro).
  2. Annetaan makrolle kuvaava nimi, esim. OtsikkoMuotoilu (nimessä ei saa olla välilyöntejä).
    1. Määrittele mahdollinen pikanäppäin (makron voi myös käynnistää ilman pikanäppäintä).
    2. Tallennuspaikkana on tällä kertaa ihan hyvä valinta Tämä työkirja (This Workbook).
    3. Anna kuvaus makrolle, esim. “Otsikoiden muotoilu solusta A1 alkaen”.
  3. Paina Ctrl + Home. Komento siirtää osoittimen soluun A1.
  4. Paina Ctrl + Vaihto + Nuoli oikealle. Tämä valitsee otsikkorivin.
  5. Paina Lihavointia.
  6. Paina Ctrl + Nuoli vasemmalle. Se siirtää osoittimen takaisin alueen alkuun.
  7. Lopeta nauhoitus: Näytä, Makrot, Lopeta tallennus (View, Macros, Stop Recording).
  8. Testaa.

Voit suorittaa makron joko painamalla antamaasi pikanäppäinyhdistelmää tai kohdasta: Näytä, Makrot, Näytä makrot (View, Macros, View Macros). Valitse haluamasi makro ja napsauta Suorita (Run).

Työkirjan, jossa makro sijaitsee, on oltava avoinna kun makroa suoritetaan.

Voit suorittaa tämän makron myös siten, että avaat toisen työkirjan, jossa haluat muotoilla otsikkorivin. Toiminto kohdistuu tässä tapauksessa aktiiviseen työkirjaan.

Voit tarkastella koodiasi VBA:ssa esim. seuraavasti: Näytä, Makrot, Näytä makrot (View, Macros, View Macros) ja valitse haluamasi makro ja napsauta Muokkaa (Edit).

Makrokoodin tulisi näyttää tällaiselta:

Sub OtsikkoMuotoilu()
' OtsikkoMuotoilu Makro
'
'
   Range("A1").Select
   Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select
   Selection.Font.Bold = True
   Selection.End(xlToLeft).Select
End Sub

Makro alkaa komennolla Sub ja loppuu komentoon End Sub. Näiden välissä on varsinainen koodi.

Huomaa kohta Range(Selection, Selection.End(xlToRight)).Select.
Jos olisit valinnut alueen käyttämättä pikanäppäintä, olisi tässä nyt alueen valinta, esim. Range(“A1:D1”).Select. Tämä valitsisi aina alueen A1:D1 kun taas pikanäppäimillä tehty valitsisi aina otsikkorivin loppuun tai niin pitkälle kunnes tulee tyhjä solu vastaan.

Heittomerkillä alkavat rivit ovat kommentteja ja oletusasetuksessa vihreinä. Voit tarvittaessa kirjoittaa lisää kommentteja aloittamalla ne aina heittomerkillä.

Takaisin Exceliin pääset esim. File, Close and Return to Microsoft Excel.
Työkirja tulee tallentaa muodossa Excel-työkirja (makrot käytössä), (Excel Macro-Enabled Workbook (.xlsm)).
(Tiedosto Tallenna nimellä ja tallennusmuoto (File, Save as, Save as Type).)

Liitetiedoston sijainti viestissä

Kun lisäät liitetiedoston Outlook-viestiin, se on välillä omalla rivillään ja joskus taas tekstin seassa. Tämä johtuu viestin muodosta.

Voit vaihtaa viestisi muotoa valintanauhan Muotoile-ryhmästä (Format Text, Format) kohdasta Muotoile tekstiä. Siinä olevat vaihtoehdot ovat HTML, Vain teksti ja RTF (HTML, Text only, RTF). Näistä RTF-muoto laittaa liitetiedostot tekstin sekaan, muut vaihtoehdot sijoittavat sen omalle rivilleen. Vain teksti -muoto ei salli tekstin muotoilemista.

Kun vastaat viestiin, Outlook pyrkii vastaamaan samassa muodossa kun saapunut alkuperäinen viesti oli.

 

GETPIVOTDATA

Joskus kun halutaan viitata Pivot-taulukon kenttään, taulukon ulkopuolelta niin että kaava voitaisiin kopioida, aiheuttaa Excelin oletus asetus hieman harmia.
Nimittäin kun kaava kirjoitetaan ja jos napsautetaan Pivot-taulukon kenttää saadaan automaattisesti funktio GETPIVOTDATA.
Tästä asetuksesta pääsee pois seuraavasti:
Valitaan Tiedosto – Asetukset (File –Options)
Valitaan Kaavat (Formulas) kohta
Otetaan valinta pois kohdasta “Käytä Pivot-tietojen hakufunktiota käytettäessä Pivot-taulukon viittauksia” (Use GetPivotData functions for PivotTable references).
Nyt viittaukseksi tulee suhteellinen viittaus joka on helppo kopioida tarvittaessa.

 

 

Ehdollinen muotoilu

Tietty lähettäjä tai aihe eriväriseksi

Outlookissa voit määritellä tietyt lähettäjät tai aiheet erivärisiksi, jotta huomaisit ne paremmin.

Teet sen mukauttamalla näkymää.

1.    Valitse valintanauha Näytä (View) – Nykyinen näkymä (Current View) -ryhmän Näkymän asetukset (View Settings).

2.    Avautuvasta valintaikkunasta napsauta Ehdollinen Muotoilu (Conditional Formatting) (1).

3.    Napsauta Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) ikkunasta Lisää (Add) (2) ja anna ehdollesi nimi (3).

4.    Napsauta Ehto (Condition) (4) asettaaksesi ehdot.

5.    Avautuvassa ikkunassa Suodata (Filter) määritä ehdot, esim. keneltä viestit tulevat (Lähettäjä) (From) (5).

6.    Napsauta OK (6) ja palaat ikkunaan Ehdollinen muotoilu (Conditional).

7.    Napsauta nyt painiketta Font (7) ja aseta värit (8).

8.    Napsauta OK:ta kunnes palaat takaisin Outlookiin.

Valintanauhojen komennot näppäimistöä käyttäen

Voit valinta valintanauhoja ja niiden työkaluja näppäimistöstä painamalla näppäimistön Alt-näppäin alas.
Saat valintanauhojen opasteet/pikavalinnat näkyviin.
Paina halutun valintanauhan opastetta/pikavalintaa – kirjainta/numeroa näppäimistöstä ja saat valintanauhan komentojen pikanäppäimet näkyviin.

Painamalla Esc-näppäintä poistat pikanäppäimet näkyvistä

Poimi satunnaisotos taulukosta/listasta Excelissä

Poimi satunnaisotos taulukosta/listasta Excelissä

Lisää sarake taulukkoon/listaan.
Kirjoita uuteen sarakkeeseen otsikko.
Siirry otsikon alla olevaan soluun ja kirjoita kaava =SATUNNAISLUKU()
(englanniksi =RAND()).
Kopioi kaava listan jokaiselle riville asianomaisessa sarakkeessa.
Lajittele tämän sarakkeen mukaan, ja sinulla on joka lajittelun jälkeen uusi lopputulos.

Nyt kun kopioit alusta ne rivit, joita haluat analysoida, sinulla on satunnaispoiminta.

Excel laskee satunnaisluvun uudestaan joka kerran, kun teet muutoksia taulukkoon.

Satunnaisluku