Category Archives: PowerPoint

Leikepöydän käyttö

Aihe saattaa kuulostaa arkipäiväseltä, mutta monella pitämälläni kurssilla olen huomannut, että leikepöydän ominaisuudet ja liittämisasetukset saattavat olla hieman vieraita.

24 leikettä

Tämä toiminto toimii kopioitaessa MS Office -ohjelmien välillä.

Moni käyttää leikepöytää vain viimeisemmän leikkeen kopiointiin ja liittämiseen. Pompitaan sovelluksien tai asiakirjojen välillä, kun halutaan kopioida useampi tekstikappale tai taulukon osa.

Esimerkki

Halutaan kopioida useampi tekstikappale vanhasta asiakirjasta uuteen tai useampi kaaviokuva Excelistä esimerkiksi PowerPointiin. Kun leikepöydän tehtäväruutu avataan, voidaan kopioida yhteen menoon useampi kohta, maksimissaan 24 eri kohtaa, ja liittää ne kohdeasiakirjaan siinä järjestyksessä kun halutaan.

1. Avaa leikepöytä -tehtäväruutu (katso kuvaa)

Leikepöytä

Leikepöytä

2. Kopioi haluamasi kohdat.
3. Siirry asiakirjaan siihen kohtaan johon ne haluat (Word, Excel, PowerPoint tai Outlook-viesti).
4. Avaa leikepöydän tehtäväruutu, mikäli se ei ole avoinna.
5. Napsauta leikepöydän sitä leikettä, jonka haluat liittää.
6. Mene seuraavaan kohtaan ja liitä seuraava leike jne.  

Leikepöydän tehtäväruutu

Kun osoitat leikepöydällä olevaa leikettä, saat näkyviin nuolen, jonka avulla voit valita leikkeen liittämisen tai poiston leikepöydältä.

Tehtäväruudun ylälaidassa ovat painikkeet, josta voit liittää kaikki leikkeet tai tyhjentää kertaheitolla koko leikepöydän.
Alalaidassa taas löydät Asetukset -painikkeen (Options). Täältä voit määritellä leikepöydän käyttäytymistä säätelevät asetukset kuten Näytä Officen leikepöytä automaattisesti (Show Office Clipboard Automatically).  

Liitosasetukset  

Mitä liität ja mihin, vaikuttaa tarjolla oleviin asetuksiin.   Liitämisessä on kaksi tapaa.

– Viimeiseksi kopioidun leikkeen kohdalla voit valita Liitä, Liitä määräten ja sieltä valita liittämisasetukset.

– Liittäessäsi leikepöydällä olevaa leikkettä tai myös liittäessäsi viimeiseksi kopiotua saat liitetyn alueen alaoikeaan reunaan toimintotunnisteen, josta voit valita liittämisasetukset.
Kun viet hiiren osoittimen toimintotunnisteen päälle ja napsautat näkyvää nuolta saat liittämisasetukset.  

Kuvassa on Excelin kaaviokuvan liitosasetukset PowerPointiin (versio 2010).  

Liittämisasetukset

Liittämisasetukset

 
Ole tarkkana mitä liität ja miten, niin että ei tule tietovuotoja!

Jos liität esimerkiksi Excelin kaaviokuvan suoraan asiakirjaan tai esitykseen objektina, niin koko Excelin työkirja liitetään!

Liitosasetuksista löydät myös tavan saada vain teksti liitettyä ja päästä eroon linkeistä ym. Erityisen hyödyllinen kun kopioit Internetistä ja liität asiakirjaan.  
Word ja PowerPoint: valitse Liitä vain teksti (Keep Text Only).
Excel: Käytä kohteen muotoilua (Match Destination Formatting).
Outlook: Säilytä vain teksti (Keep Text Only).
(Suomalaisissa termeissä erilainen käännös; Liitä vain teksti – Säilytä vain teksti)
   

Kuvan pakkaus  

Huomaathan myös, että liitättäessäsi kuvia on syytä tarkkailla tiedoston kokoa. Kun olet liittänyt kuvan, valitse asianomainen kuva ja Kuvatyökalut, Muotoile -valintanauhan Säädä ‑ryhmässä toiminto Pakkaa kuvat (Picture Tools, Format, Adjust, Compress Pictures). Jos et tarvitse alkuperäisen kuvan tarkkuutta, voit mahdollisesti pienentää sitä avautuvasta valintaikkunasta. Tämä on tärkeää etenkin, jos olet liittämässä kuvaa sähköpostiin. Tuolloin yleensä riittää pienempi tarkkuus.  

Muista kuitenkin, että pakkaus huonontaa alkuperäisen kuvan laatua. Joskus on hyvä tallentaa alkuperäinen kuva erilliseksi tiedostoksi ennekuin alkaa kokeilla eri asetuksia.  

Jos olet muokannut kuvaa, rajannut tms., pakkaa kuvat ja valitse vaihtoehto Poista rajatut alueet, muutoin ne jäävät tiedostoon ja kasvattavat turhaan tiedostokokoa.  

Pakkausvalintaikkunan vaihtoehto: Käytä tiedoston tarkkuutta (Use dokument resolution) tarkoittaa oletusarvoisesti 220 ppi:tä, ellei sitä ole asetuksissa muutettu.  

Kun poistat valintaikkunan vaihtoehdon ”Käytä vain tässä kuvassa” (Apply only to this picture), ohjelma suorittaa pakkauksen asiakirjan kaikkiin kuviin. Tämän saman saat aikaiseksi tallennettaessa tiedostoa valinnalla Tallenna nimellä ja valitsemalla tallennusvalintaikkunan Työkalut, Pakkaa kuvat (Save as, Tools, Compress Pictures).

PowerPointin kuvien kielen vaihtaminen

Kuinka moni on tuskaillut kuvien eri tekstiosien kieliasetuksilla?

Itse olen monesti, mutta nyt sain ainakin omissa kuvissani kieliasetukset toimimaan seuraavalla pienellä makrolla. Makro käy läpi kaikki aktiivisen esityksen kuvat ja niiden tekstiruudut (shapes) ja muuttaa kieleksi us english.

Jos kieli halutaan uk englanniksi tai suomeksi, kommentoidaan us englanti -rivi ja poistetaan kommenttimerkki (‘) sen rivin kohdalta, mihin kieleen halutaan vaihtaa.

Esim. halutaan vaihtaa kieli suomeksi: poista kommenttimerkki tältä riviltä koodissa
‘sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDFinnish

Sub ChgLng() 
'change language to us/uk- english/finnish
    Dim sld As Slide
    Dim sh As Shape
        On Error Resume Next
        For Each sld In ActivePresentation.Slides
            For Each sh In sld.Shapes
                'us englanti
                sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDEnglishUS
                'uk englanti
                'sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDEnglishUK
                'suomi
                'sh.TextFrame.TextRange.LanguageID = msoLanguageIDFinnish
            Next
        Next
End Sub

Makron kopioit PowerPoint moduuliin seuraavasti:

Valitse koodi.
Paina Ctrl + c (kopioi).
Paina Alt + F11.
Valitse Insert – Module.
Paina Ctrl + v (liitä).

Suorita koodi esimerkiksi seuraavasti: laita osoitin koodin ja paina F5.

Suorita koodi toisessa esityksessä:

Pidä avoinna esitys, johon koodin kopioit, ja avaa esitys, jota haluat muuttaa.
Valitse Näytä – Makrot, Makrot (View – Macros, Macros).
Avautuvasta valintaikkunasta valitse makrojen lähteeksi Kaikki avoimet esitykset ja tämä kyseinen makro ChgLng.

PowerPoint oletus mallipohja

Oma mallipohja oletukseksi kun avaat PowerPointin (2010).

Saat vaihdettua PowerPointin oman valkoisen pohjan omaan malliisi seuraavalla tavalla:

  1. Avaa mallisi tai luo uusi
  2. Valitse tallenna nimellä
  3. Valitse tallennusmuodoksi malli (.potx)
  4. PowerPoint avaa automaattisesti kansion johon malli tallennetaan
    (C:\Users\Käyttäjänimesi\AppData\Roaming\Microsoft\Templates)
  5. Anna mallille nimeksi blank.pot

Seuraavan kerran kun avaat PowerPointin tämä malli aukeaa automaattisesti.

Näyttökuvan lisäys asiakirjaan

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook versiot 2010).

Toiminto toimii samalla tavalla eri Office-ohjelmissa.

Toimi seuraavasti kun haluat lisätä ruutukaappauskuvan tai kuvaosan näyttöruudusta:

Ruutukaappaus (esimerkkinä Word)

  • Siirry Wordiin
  • Laita osoitin kohtaan johon kuvan haluat
  • Valitse Lisää, Näyttökuva, ja valitse kuva kohdasta Käytettävissä olevat ikkunat (Insert, Screenshot, Available Windows)
    (Huomaa että ikkuinat joita näytetään eivät saa olla pienennettyjä tilariville).
    (Huomaa että Wordissa tämä ei toimi jos sinulla on dokumentti yhteensopivuus tilassa (Compatibility mode). Muunna asiakirja ensin uuteen muotoon ja tee sitten uudestaan ruutukaappaus).
  • Muokkaa tarvittaessa kuvaa kuten Rajaa ja Pakkaa kuvat (Crop, Compress Picture)

Kuva osasta näyttöä (esimerkkinä Outlook)

  • Aloita uusi viesti
  • Siirrä osoitin viestin tekstiosaan
  • Pienennä Outlookin ikkuna niin että aloittamasi viestin alle jää se osa ikkunasta josta haluat kuvan
  • Valitse Lisää, Näyttökuva (Insert, Screenshot, Screen Clipping)
  • Viesti pienenee jotta sen alla oleva kuva näkyisi ja näyttö muuttuu harmaaksi
  • Pidä hiiren vasen painike alhaalla ja valitse alue josta haluat kuvan
  • Vapauta hiiren painike ja kuva on viestissäsi.