Category Archives: Word

Wordiin liittyviä

Leikepöydän käyttö

Aihe saattaa kuulostaa arkipäiväseltä, mutta monella pitämälläni kurssilla olen huomannut, että leikepöydän ominaisuudet ja liittämisasetukset saattavat olla hieman vieraita.

24 leikettä

Tämä toiminto toimii kopioitaessa MS Office -ohjelmien välillä.

Moni käyttää leikepöytää vain viimeisemmän leikkeen kopiointiin ja liittämiseen. Pompitaan sovelluksien tai asiakirjojen välillä, kun halutaan kopioida useampi tekstikappale tai taulukon osa.

Esimerkki

Halutaan kopioida useampi tekstikappale vanhasta asiakirjasta uuteen tai useampi kaaviokuva Excelistä esimerkiksi PowerPointiin. Kun leikepöydän tehtäväruutu avataan, voidaan kopioida yhteen menoon useampi kohta, maksimissaan 24 eri kohtaa, ja liittää ne kohdeasiakirjaan siinä järjestyksessä kun halutaan.

1. Avaa leikepöytä -tehtäväruutu (katso kuvaa)

Leikepöytä

Leikepöytä

2. Kopioi haluamasi kohdat.
3. Siirry asiakirjaan siihen kohtaan johon ne haluat (Word, Excel, PowerPoint tai Outlook-viesti).
4. Avaa leikepöydän tehtäväruutu, mikäli se ei ole avoinna.
5. Napsauta leikepöydän sitä leikettä, jonka haluat liittää.
6. Mene seuraavaan kohtaan ja liitä seuraava leike jne.  

Leikepöydän tehtäväruutu

Kun osoitat leikepöydällä olevaa leikettä, saat näkyviin nuolen, jonka avulla voit valita leikkeen liittämisen tai poiston leikepöydältä.

Tehtäväruudun ylälaidassa ovat painikkeet, josta voit liittää kaikki leikkeet tai tyhjentää kertaheitolla koko leikepöydän.
Alalaidassa taas löydät Asetukset -painikkeen (Options). Täältä voit määritellä leikepöydän käyttäytymistä säätelevät asetukset kuten Näytä Officen leikepöytä automaattisesti (Show Office Clipboard Automatically).  

Liitosasetukset  

Mitä liität ja mihin, vaikuttaa tarjolla oleviin asetuksiin.   Liitämisessä on kaksi tapaa.

– Viimeiseksi kopioidun leikkeen kohdalla voit valita Liitä, Liitä määräten ja sieltä valita liittämisasetukset.

– Liittäessäsi leikepöydällä olevaa leikkettä tai myös liittäessäsi viimeiseksi kopiotua saat liitetyn alueen alaoikeaan reunaan toimintotunnisteen, josta voit valita liittämisasetukset.
Kun viet hiiren osoittimen toimintotunnisteen päälle ja napsautat näkyvää nuolta saat liittämisasetukset.  

Kuvassa on Excelin kaaviokuvan liitosasetukset PowerPointiin (versio 2010).  

Liittämisasetukset

Liittämisasetukset

 
Ole tarkkana mitä liität ja miten, niin että ei tule tietovuotoja!

Jos liität esimerkiksi Excelin kaaviokuvan suoraan asiakirjaan tai esitykseen objektina, niin koko Excelin työkirja liitetään!

Liitosasetuksista löydät myös tavan saada vain teksti liitettyä ja päästä eroon linkeistä ym. Erityisen hyödyllinen kun kopioit Internetistä ja liität asiakirjaan.  
Word ja PowerPoint: valitse Liitä vain teksti (Keep Text Only).
Excel: Käytä kohteen muotoilua (Match Destination Formatting).
Outlook: Säilytä vain teksti (Keep Text Only).
(Suomalaisissa termeissä erilainen käännös; Liitä vain teksti – Säilytä vain teksti)
   

Kuvan pakkaus  

Huomaathan myös, että liitättäessäsi kuvia on syytä tarkkailla tiedoston kokoa. Kun olet liittänyt kuvan, valitse asianomainen kuva ja Kuvatyökalut, Muotoile -valintanauhan Säädä ‑ryhmässä toiminto Pakkaa kuvat (Picture Tools, Format, Adjust, Compress Pictures). Jos et tarvitse alkuperäisen kuvan tarkkuutta, voit mahdollisesti pienentää sitä avautuvasta valintaikkunasta. Tämä on tärkeää etenkin, jos olet liittämässä kuvaa sähköpostiin. Tuolloin yleensä riittää pienempi tarkkuus.  

Muista kuitenkin, että pakkaus huonontaa alkuperäisen kuvan laatua. Joskus on hyvä tallentaa alkuperäinen kuva erilliseksi tiedostoksi ennekuin alkaa kokeilla eri asetuksia.  

Jos olet muokannut kuvaa, rajannut tms., pakkaa kuvat ja valitse vaihtoehto Poista rajatut alueet, muutoin ne jäävät tiedostoon ja kasvattavat turhaan tiedostokokoa.  

Pakkausvalintaikkunan vaihtoehto: Käytä tiedoston tarkkuutta (Use dokument resolution) tarkoittaa oletusarvoisesti 220 ppi:tä, ellei sitä ole asetuksissa muutettu.  

Kun poistat valintaikkunan vaihtoehdon ”Käytä vain tässä kuvassa” (Apply only to this picture), ohjelma suorittaa pakkauksen asiakirjan kaikkiin kuviin. Tämän saman saat aikaiseksi tallennettaessa tiedostoa valinnalla Tallenna nimellä ja valitsemalla tallennusvalintaikkunan Työkalut, Pakkaa kuvat (Save as, Tools, Compress Pictures).

Sisällysluettelo Wordiin

Sisällysluettelo Wordiin

 

Kirjoita tekstisi ja siihen liittyvät otsikot.

Määrittele otsikot eri otsikkotasoiksi tyyleillä (Aloitus, Tyyli (Home, Styles)).

Valitse otsikko ja sen jälkeen valitse otsikkotaso tyyleistä.

Siirry kohtaan, johon haluat sisällysluettelon.

Tarvittaessa tee osanvaihdot (Sivuasettelu, Sivun asetukset, Vaihdot: Seuraava sivu (Page Layout, Breaks: Next Page)).
Näin saat sisällysluettelolle eri ylä-/alatunnisteen ja erilaiset sivunumerot kuin mitä sinulla on muussa tekstissä.

Valitse Viittaukset, Sisällysluettelo, Sisällysluettelo (References, Table of Contents, Table of Contents) ja haluamasi sisällysluettelon tyyli.

 

Jos myöhemmin päivität tekstissä otsikkoja tai lisäät/poistat otsikkoja, saat sisällysluettelon päivitettyä menemällä luetteloon ja painamalla F9-funktionäppäintä.

 

Lisää otsikkotasoja

 

Otsikkotasoja on 9 ja oletuksena näkyy kolme.

Muita tasoja voit käyttää esim. seuraavasti:

Paina Ctrl + Vaihto + S tai valitse Käytä tyylejä (Apply Styles) ja Tyyligallerian alin vaihtoehto, kun se on avattuna.

Valintaikkunassa näkyy se otsikkotaso, joka sinulla on tekstissä valittuna. Valitse avautuvasta listaruudusta otsikkotaso. Voit tarvittaessa muuttaa tässä listaruudussa otsikkotason numeroa haluamaksesi tasoksi ja tämän jälkeen napsauta Käytä (Apply).

 

Numeroidut otsikot

 

Jos haluat otsikoihin numerot, esim. 1, 1.1, 1.1.1, 1.2 ja niin edelleen, toimi seuraavasti:

Siirry johonkin määrittelemääsi otsikkoon tekstissäsi.

Valitse Aloitus, Kappale, Monitasoinen luettelo (painike Kappale-ryhmässä), ja avautuvasta listasta vaihtoehto, jossa on otsikko numeroiden perässä.

 

 

Eri sivunumero asiakirjan eri osiin

 

Esimerkkinä toimikoon asiakirja, jossa on kansisivu, sisällysluettelo ja varsinainen sisältö.

Kansisivussa ei saa olla sivunumeroa. Sisällysluettelossa sivunumerot ovat muotoa i, ii, iii ja niin edelleen.

Varsinaisen asiakirjan sisällön sivunumerointi alkaa 1:stä.

Avain onnistumiseen on asiakirjan jako osiin. Toiminto sijaitsee valintanauhassa Sivun asettelu (Page Layout) ja ryhmässä Sivun asetukset (Page Setup).

Toiminto on nimeltään Vaihdot (Breaks) ja sen alta avautuvasta valikosta Osanvaihdot (Section Breaks).

Eli:

Kirjoita kansisivu ja valitse Sivun asettelu/ Sivun asetukset, Vaihdot – Seuraava sivu (Page Layout/Page Setup, Breaks – Next Page).

Laita esim. sisällysluettelon otsikko paikalleen ja paina Enteriä.

Valitse Sivun asettelu/ Sivun asetukset, Vaihdot – Seuraava sivu.

Kirjoita asiakirjan varsinainen teksti.

Siirry sisällysluettelo-sivulle ja lisää sisällysluettelo (Viittaukset, Sisällysluettelo – Sisällysluettelo (Refernces, Table of Contents – Table of Contens)

Siirry sisällysluettelon ylätunnisteeseen, esim. kaksoisnapsauttamalla asianomaista kohtaa.

Poista Linkki edelliseen (Link to Previous) napsauttamalla ao. toimintoa Ylä- ja alatunnistetyökalujen valintanauhan Rakenne (Design) ryhmässä Siirtyminen (Navigation).

Laita kohdistin kohtaan johon haluat sivunumeron ja valitse Sivunumero, Nykyinen sijainti, Normaali numero (Ryhmässä Ylä- alatunniste) (Header & Footer, Page Number, Current Position, Plain Number).

Valitse näin lisätty sivunumero ja valitse Sivunumero, Muotoile sivunumero (Fotmat Page Numbers).

Valintaikkunassa valitse haluttu lukumuotoilu ja Aloittava numero (numero, mistä sivunumerointi alkaa).

Siirry varsinaisen tekstin ylätunnisteeseen.

Poista Linkki edelliseen (Link to Previous) napsauttamalla ao. toimintoa: Ylä- ja alatunnistetyökalut, Rakenne, Siirtyminen ryhmässä (Header & Footer Tools, Design, Navigation).

Valitse sivunumero ja valitse Sivunumero, Muotoile sivunumero (Page Number, Format Page Numbers).

Valintaikkunassa valitse haluttu lukumuotoilu ja Aloittava numero (numero, mistä sivunumerointi alkaa).

 

Samalla tavalla voit luoda omat ylätunnisteet esimerkiksi lähdeluettelosivuille, kuvaluetteloille ja niin edelleen.

Linkki artikkeliin sivunumeroista

Sivunumerot

Sivunumero

  • Wordin sivunumeron lisäät ylä- alatunnisteeseeen kätevimmin kaksoisnapsauttamalla ylä- alatunnisteta.
  • Aseta kohdistin haluttuun kohtaan
  • Valitse Ylä- alatunnistetyökalujen Rakenne valintanauhasta Sivunumero, Nykyinen sijainti (Page number, Current position)

    Ylä- ja alatunniste valintanauha

    Ylä- ja alatunniste

Kokonaissivumäärä

Mikäli haluat laittaa asiakirjaan kokonaissivumäärän ylä- alatunnisteeseen, saat sen seuraavalla tavalla:

  • Mene kohtaan johon sen haluat
  • Valitse Pikaosat ja sen valikosta Kenttä (Quick parts, Field)
  • Valitse kenttäluettelosta kenttä NumPages.
Lisää kenttä valintaikkuna

Kentän lisäys

 

Osan sivujen määrä

Jos olet jakanut asiakirjasi osiin ja haluat osan sivumäärän, löydät sen Pikaosien kentistä nimellä  SectionPages.

Näyttökuvan lisäys asiakirjaan

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook versiot 2010).

Toiminto toimii samalla tavalla eri Office-ohjelmissa.

Toimi seuraavasti kun haluat lisätä ruutukaappauskuvan tai kuvaosan näyttöruudusta:

Ruutukaappaus (esimerkkinä Word)

  • Siirry Wordiin
  • Laita osoitin kohtaan johon kuvan haluat
  • Valitse Lisää, Näyttökuva, ja valitse kuva kohdasta Käytettävissä olevat ikkunat (Insert, Screenshot, Available Windows)
    (Huomaa että ikkuinat joita näytetään eivät saa olla pienennettyjä tilariville).
    (Huomaa että Wordissa tämä ei toimi jos sinulla on dokumentti yhteensopivuus tilassa (Compatibility mode). Muunna asiakirja ensin uuteen muotoon ja tee sitten uudestaan ruutukaappaus).
  • Muokkaa tarvittaessa kuvaa kuten Rajaa ja Pakkaa kuvat (Crop, Compress Picture)

Kuva osasta näyttöä (esimerkkinä Outlook)

  • Aloita uusi viesti
  • Siirrä osoitin viestin tekstiosaan
  • Pienennä Outlookin ikkuna niin että aloittamasi viestin alle jää se osa ikkunasta josta haluat kuvan
  • Valitse Lisää, Näyttökuva (Insert, Screenshot, Screen Clipping)
  • Viesti pienenee jotta sen alla oleva kuva näkyisi ja näyttö muuttuu harmaaksi
  • Pidä hiiren vasen painike alhaalla ja valitse alue josta haluat kuvan
  • Vapauta hiiren painike ja kuva on viestissäsi.