Category Archives: Office-yleistä

PowerPoint oletus mallipohja

Oma mallipohja oletukseksi kun avaat PowerPointin (2010).

Saat vaihdettua PowerPointin oman valkoisen pohjan omaan malliisi seuraavalla tavalla:

  1. Avaa mallisi tai luo uusi
  2. Valitse tallenna nimellä
  3. Valitse tallennusmuodoksi malli (.potx)
  4. PowerPoint avaa automaattisesti kansion johon malli tallennetaan
    (C:\Users\Käyttäjänimesi\AppData\Roaming\Microsoft\Templates)
  5. Anna mallille nimeksi blank.pot

Seuraavan kerran kun avaat PowerPointin tämä malli aukeaa automaattisesti.

Muutama Outlook asetus (2010)

Viestin saapumisilmoitus

Valitse millä tavoin Outlook ilmoittaa sinulle saapuneesta viestistä.
Sininen ilmoitusruutu alaoikealla saattaa olla joissakin tilanteissa häiritsevä ja näin saat sen pois:
(Alla olevat numerot viittaavat asianomaiseen kohtaan kuvassa).

Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Viestin saapuminen (2) (File, Options, Mail, Message arrival)

Jos otat merkinnän pois kohdasta Näytä työpöytäilmoitus (3) (Display a Desktop Alert) et saa sinistä saapumisilmoitusta ala oikeassa kulmassa.

Työpöytäilmoituksen asetukset (4)– painikkeesta (Desktop Alert Settings) voit säätää sen läpinäkyvyyttä ja miten pitkään se on näkyvillä.

Tyhjennä roskakori poistuessasi Outlookista

Saat Outlookin tyhjentämään roskakorin kun suljet ohjelman. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen ennen tyhjentämistä.

Tiedosto, Asetukset, Lisäasetukset, Tyhjennä Poistetut-kansio, kun Outlook suljetaan (File, Options, Advanced, Outlook start and exit, Empty Deleted Items folder when exiting Outlook)

Kommenttimerkintä viestiin

Kun vastaat viestiin saattaa joskus olla tarvetta vastata itse saapuneen viestin tekstiin.
Tämä voi olla vaikeasta huomattavissa joten on hyvä merkata vastaus tai kommentti.
Voit asettaa Outlookissa asetuksen joka laittaa merkinnän vastaukseesi automaattisesti.

Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Vastaukset ja välitykset (5) (File, Options, Mail)
Rastita Lisää kommenttien alkuunk (6) (Preface comments with)
Voit muuttaa oletus kommenttimerkinnän niin halutessasi.

 Poissaoloilmoitus

Toimii vain jos on MS Exchange käytössä.
Tiedosto, Automaattiset vastaukset (Poissa) (File, Info, Automatic Replies (Out of Office)
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset (Send automatic replies)
Valitse ajanjakso (voit määritellä myös päivän tulevaisuudessa)

Kirjoita poissaoloviestisi kohtaan Oman organisaation sisällä ja Oman organisaation ulkopuolella (Inside My Organization, Outside My Organization)
Napsauta OK.

Allekirjoitus

Voit luoda useita allekirjoituksia. Laita useimmiten käytetty oletukseksi.
Voit vaihtaa niitä helposti viestissä napsauttamalla hiiren oikeata hiiripainiketta allekirjoituksen päällä.
Saat listan allekirjoituksistasi josta voit valita sopivan.

Luo allekirjoitus:
Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Allekirjoitukset (7) (File, Options, Mail, Signatures…)
Napsauta Uusi (New)
Kirjoita allekirjoituksesi ja paina Tallenna (Save).

Luo muut mahdolliset muut allekirjoitukset

Kohdassa Valitse oletusallekirjoitus (Choose default signature) asetat sen allekirjoituksen oletukseksi jota useimmiten käytät, sekä uudet että vastatut.

Allekirjoituksen vaihto viestissä:
Osoita allekirjoitusta viestissäsi
Napsauta hiiren oikeanpuolista painiketta
Valitse allekirjoitus

Outlook asetuksia

Näyttökuvan lisäys asiakirjaan

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook versiot 2010).

Toiminto toimii samalla tavalla eri Office-ohjelmissa.

Toimi seuraavasti kun haluat lisätä ruutukaappauskuvan tai kuvaosan näyttöruudusta:

Ruutukaappaus (esimerkkinä Word)

  • Siirry Wordiin
  • Laita osoitin kohtaan johon kuvan haluat
  • Valitse Lisää, Näyttökuva, ja valitse kuva kohdasta Käytettävissä olevat ikkunat (Insert, Screenshot, Available Windows)
    (Huomaa että ikkuinat joita näytetään eivät saa olla pienennettyjä tilariville).
    (Huomaa että Wordissa tämä ei toimi jos sinulla on dokumentti yhteensopivuus tilassa (Compatibility mode). Muunna asiakirja ensin uuteen muotoon ja tee sitten uudestaan ruutukaappaus).
  • Muokkaa tarvittaessa kuvaa kuten Rajaa ja Pakkaa kuvat (Crop, Compress Picture)

Kuva osasta näyttöä (esimerkkinä Outlook)

  • Aloita uusi viesti
  • Siirrä osoitin viestin tekstiosaan
  • Pienennä Outlookin ikkuna niin että aloittamasi viestin alle jää se osa ikkunasta josta haluat kuvan
  • Valitse Lisää, Näyttökuva (Insert, Screenshot, Screen Clipping)
  • Viesti pienenee jotta sen alla oleva kuva näkyisi ja näyttö muuttuu harmaaksi
  • Pidä hiiren vasen painike alhaalla ja valitse alue josta haluat kuvan
  • Vapauta hiiren painike ja kuva on viestissäsi.

Mallivastaus sähköpostiin (Pikaosien hyödyntäminen)

Kun haluat käyttää usein samaa vastausta sähköpostissa tallenna se Pikaosiin.

Kirjoita ensin haluttu teksti viestiin ja sen jälkeen tallenna se pikaosiin.

Pikaosiin viennin jälkeen voit uusiokäyttää tallennetun tekstin muissa viesteissäsi.

  • Avaa uusi viesti
  • Kirjoita haluamasi teksti
  • Valitse kirjoitettu teksti
  • Valitse valintanauha Lisää, ryhmästä Teksti komento Pikaosat ja Tallenna valinta pikaosavalikoimaan

Lisää pikaosa

  • Kirjoita kuvaava nimi Nimi-ruutuun

Rakenneosan nimi

  • Napsauta OK.

Käyttö:

  1. Luo uusi viesti
  2. Laita osoitin kohtaan johon tekstin haluat
  3. Valitse Lisää – Pikaosat
  4. Valitse haluamasi pikaosa.

Muutama sana minusta

Koulutan yrityksissä MS Office -ohjelmien käyttöä sekä MS SQL ja MS SQL reporting service:ä.

Tämän lisäksi kehitän sovelluksia hyödyntäen MS SQL-, Internet- ja MS Office -ohjelmia.

Luon työkaluja ja apuohjelmia toimisto-ohjelmien jokapäiväiseen käyttöön. Minulta saa apuohjelmia niin tietojen käsittelyyn Excelissä kuin myös eritasoisia asiakirjamalleja Wordiin.

Tarjoan myös ongelmaratkaisuja sähköpostitse MS Office -ohjelmille sopimuksen mukaan.

Toimin ruotsin, suomen ja englannin kielellä.

Tässä blogissa on tarkoitus esitellä kikkoja ja niksejä ohjelmien käyttöön, ja toivon siitä pikkuhiljaa tulevan kattava tietopaketti, tavalla tai toisella, ja aina pieni pilke silmäkulmassa. 🙂

Kun tarvitset apua joko koulutuksessa tai ongelmaratkaisuissa Excelissä tai muissa Office-ohjelmissa niin ota yhteyttä boris (at) isaksson (piste) fi