Laita jo Skype for Business kokouskutsussa muutama perusasetus kohdalleen niin ei tarvitse niin paljon sählätä kokouksessa.
Kun teet kutsun Outlook kalenterista niin napsauta kokousasetuksia (Meeting Options) -painiketta.
Kokouksen asetusikkuna aukeaa ja voit määritellä mm kuka pääsee suoraan kokoukseen, kuka on esittäjä, mykistetäänkö kaikki oletuksena jne.
Kannattaa tutustua näihin asetuksiin, jos pidät isompaa kokousta monella osallistujalla.
Mene viestin kirjoitus osioon
Napsauta Lisää (Insert)
Napsauta Näyttökuva (Screenshot)
Valitse ikkuna jonka haluat liittää
Mikäli haluat vain osan jostakin ikkunasta valitse Näyttökuva ja Näyttöleike.
Valitse vasen hiiripainike alhaalla alue jonka haluat liittää.
Ennen leikkeen ottamista järjestä niin että kohta josta leikkeen haluat on viesti ikkunan alla.
Voit tallentaa luomasi kontaktiryhmän Outlookissa tiedostoksi ja sitten vaikka tuoda sen Exceliin.
Teet sen seuraavasti:
Avaa kontaktiryhmä
Valitse tiedosto tallenna nimellä (File Save as)
Valitse tiedostotyypiksi teksti .txt (Save as type ja Text only)
Exceliin saat ryhmän esim. valitsemalla Tiedot, Hae ulkoiset tiedot, Tekstistä (Data, Get External Data, From Text).
Mikäli olet avannut Outlookissa toisen ikkunan, ja et ole sitä sulkenut, Outlook muistaa sen seuraavan kerran kun Outlook avataan ja avaa sinulle kaksi ikkunaa.
Jos olet sulkenut toisen ikkunan ennen ohjelman sulkemista ja se sattui olemaan pääikkuna Outlook muistaa edelleen ne kaksi ikkunaa.
Lisäikkuna tulee sulkea ennen ohjelmasta poistumista jotta ohjelma aukeaisi taas vain yhdessä ikkunassa.
Kun lisäät liitetiedoston Outlook-viestiin, se on välillä omalla rivillään ja joskus taas tekstin seassa. Tämä johtuu viestin muodosta.
Voit vaihtaa viestisi muotoa valintanauhan Muotoile-ryhmästä (Format Text, Format) kohdasta Muotoile tekstiä. Siinä olevat vaihtoehdot ovat HTML, Vain teksti ja RTF (HTML, Text only, RTF). Näistä RTF-muoto laittaa liitetiedostot tekstin sekaan, muut vaihtoehdot sijoittavat sen omalle rivilleen. Vain teksti -muoto ei salli tekstin muotoilemista.
Kun vastaat viestiin, Outlook pyrkii vastaamaan samassa muodossa kun saapunut alkuperäinen viesti oli.
Tietty lähettäjä tai aihe eriväriseksi
Outlookissa voit määritellä tietyt lähettäjät tai aiheet erivärisiksi, jotta huomaisit ne paremmin.
Teet sen mukauttamalla näkymää.
1. Valitse valintanauha Näytä (View) – Nykyinen näkymä (Current View) -ryhmän Näkymän asetukset (View Settings).
2. Avautuvasta valintaikkunasta napsauta Ehdollinen Muotoilu (Conditional Formatting) (1).
3. Napsauta Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) ikkunasta Lisää (Add) (2) ja anna ehdollesi nimi (3).
4. Napsauta Ehto (Condition) (4) asettaaksesi ehdot.
5. Avautuvassa ikkunassa Suodata (Filter) määritä ehdot, esim. keneltä viestit tulevat (Lähettäjä) (From) (5).
6. Napsauta OK (6) ja palaat ikkunaan Ehdollinen muotoilu (Conditional).
7. Napsauta nyt painiketta Font (7) ja aseta värit (8).
8. Napsauta OK:ta kunnes palaat takaisin Outlookiin.
Valitse millä tavoin Outlook ilmoittaa sinulle saapuneesta viestistä.
Sininen ilmoitusruutu alaoikealla saattaa olla joissakin tilanteissa häiritsevä ja näin saat sen pois:
(Alla olevat numerot viittaavat asianomaiseen kohtaan kuvassa).
Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Viestin saapuminen (2) (File, Options, Mail, Message arrival)
Jos otat merkinnän pois kohdasta Näytä työpöytäilmoitus (3) (Display a Desktop Alert) et saa sinistä saapumisilmoitusta ala oikeassa kulmassa.
Työpöytäilmoituksen asetukset (4)– painikkeesta (Desktop Alert Settings) voit säätää sen läpinäkyvyyttä ja miten pitkään se on näkyvillä.
Saat Outlookin tyhjentämään roskakorin kun suljet ohjelman. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen ennen tyhjentämistä.
Tiedosto, Asetukset, Lisäasetukset, Tyhjennä Poistetut-kansio, kun Outlook suljetaan (File, Options, Advanced, Outlook start and exit, Empty Deleted Items folder when exiting Outlook)
Kun vastaat viestiin saattaa joskus olla tarvetta vastata itse saapuneen viestin tekstiin.
Tämä voi olla vaikeasta huomattavissa joten on hyvä merkata vastaus tai kommentti.
Voit asettaa Outlookissa asetuksen joka laittaa merkinnän vastaukseesi automaattisesti.
Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Vastaukset ja välitykset (5) (File, Options, Mail)
Rastita Lisää kommenttien alkuunk (6) (Preface comments with)
Voit muuttaa oletus kommenttimerkinnän niin halutessasi.
Toimii vain jos on MS Exchange käytössä.
Tiedosto, Automaattiset vastaukset (Poissa) (File, Info, Automatic Replies (Out of Office)
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset (Send automatic replies)
Valitse ajanjakso (voit määritellä myös päivän tulevaisuudessa)
Kirjoita poissaoloviestisi kohtaan Oman organisaation sisällä ja Oman organisaation ulkopuolella (Inside My Organization, Outside My Organization)
Napsauta OK.
Voit luoda useita allekirjoituksia. Laita useimmiten käytetty oletukseksi.
Voit vaihtaa niitä helposti viestissä napsauttamalla hiiren oikeata hiiripainiketta allekirjoituksen päällä.
Saat listan allekirjoituksistasi josta voit valita sopivan.
Luo allekirjoitus:
Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Allekirjoitukset (7) (File, Options, Mail, Signatures…)
Napsauta Uusi (New)
Kirjoita allekirjoituksesi ja paina Tallenna (Save).
Luo muut mahdolliset muut allekirjoitukset
Kohdassa Valitse oletusallekirjoitus (Choose default signature) asetat sen allekirjoituksen oletukseksi jota useimmiten käytät, sekä uudet että vastatut.
Allekirjoituksen vaihto viestissä:
Osoita allekirjoitusta viestissäsi
Napsauta hiiren oikeanpuolista painiketta
Valitse allekirjoitus
Outlook asetuksia
(Word, Excel, PowerPoint, Outlook versiot 2010).
Toiminto toimii samalla tavalla eri Office-ohjelmissa.
Toimi seuraavasti kun haluat lisätä ruutukaappauskuvan tai kuvaosan näyttöruudusta: