Tag Archives: outlook

Skype for Business kokouskutsu

Laita jo Skype for Business kokouskutsussa muutama perusasetus kohdalleen niin ei tarvitse niin paljon sählätä kokouksessa.

Kun teet kutsun Outlook kalenterista niin napsauta kokousasetuksia (Meeting Options) -painiketta.

 

Kokouksen asetusikkuna aukeaa ja voit määritellä mm kuka pääsee suoraan kokoukseen, kuka on esittäjä, mykistetäänkö kaikki oletuksena jne.

Kannattaa tutustua näihin asetuksiin, jos pidät isompaa kokousta monella osallistujalla.

 

Näyttökaappaus kätevästi viestiin

Mene viestin kirjoitus osioon
Napsauta Lisää (Insert)
Napsauta Näyttökuva (Screenshot)
Lisää leike
Valitse ikkuna jonka haluat liittää

Mikäli haluat vain osan jostakin ikkunasta valitse Näyttökuva ja Näyttöleike.
Valitse vasen hiiripainike alhaalla alue jonka haluat liittää.
Ennen leikkeen ottamista järjestä niin että kohta josta leikkeen haluat on viesti ikkunan alla.

Outlook ryhmän tallennus tiedostoksi

Voit tallentaa luomasi kontaktiryhmän Outlookissa tiedostoksi ja sitten vaikka tuoda sen Exceliin.
Teet sen seuraavasti:
Avaa kontaktiryhmä
Valitse tiedosto tallenna nimellä (File Save as)
Valitse tiedostotyypiksi teksti .txt (Save as type ja Text only)

Exceliin saat ryhmän esim. valitsemalla Tiedot, Hae ulkoiset tiedot, Tekstistä (Data, Get External Data, From Text).

Outlook avaa 2 ikkunaa

Mikäli olet avannut Outlookissa toisen ikkunan, ja et ole sitä sulkenut, Outlook muistaa sen seuraavan kerran kun Outlook avataan ja avaa sinulle kaksi ikkunaa.

Jos olet sulkenut toisen ikkunan ennen ohjelman sulkemista ja se sattui olemaan pääikkuna Outlook muistaa edelleen ne kaksi ikkunaa.

Lisäikkuna tulee sulkea ennen ohjelmasta poistumista jotta ohjelma aukeaisi taas vain yhdessä ikkunassa.

 

Liitetiedoston sijainti viestissä

Kun lisäät liitetiedoston Outlook-viestiin, se on välillä omalla rivillään ja joskus taas tekstin seassa. Tämä johtuu viestin muodosta.

Voit vaihtaa viestisi muotoa valintanauhan Muotoile-ryhmästä (Format Text, Format) kohdasta Muotoile tekstiä. Siinä olevat vaihtoehdot ovat HTML, Vain teksti ja RTF (HTML, Text only, RTF). Näistä RTF-muoto laittaa liitetiedostot tekstin sekaan, muut vaihtoehdot sijoittavat sen omalle rivilleen. Vain teksti -muoto ei salli tekstin muotoilemista.

Kun vastaat viestiin, Outlook pyrkii vastaamaan samassa muodossa kun saapunut alkuperäinen viesti oli.

 

Ehdollinen muotoilu

Tietty lähettäjä tai aihe eriväriseksi

Outlookissa voit määritellä tietyt lähettäjät tai aiheet erivärisiksi, jotta huomaisit ne paremmin.

Teet sen mukauttamalla näkymää.

1.    Valitse valintanauha Näytä (View) – Nykyinen näkymä (Current View) -ryhmän Näkymän asetukset (View Settings).

2.    Avautuvasta valintaikkunasta napsauta Ehdollinen Muotoilu (Conditional Formatting) (1).

3.    Napsauta Ehdollinen muotoilu (Conditional Formatting) ikkunasta Lisää (Add) (2) ja anna ehdollesi nimi (3).

4.    Napsauta Ehto (Condition) (4) asettaaksesi ehdot.

5.    Avautuvassa ikkunassa Suodata (Filter) määritä ehdot, esim. keneltä viestit tulevat (Lähettäjä) (From) (5).

6.    Napsauta OK (6) ja palaat ikkunaan Ehdollinen muotoilu (Conditional).

7.    Napsauta nyt painiketta Font (7) ja aseta värit (8).

8.    Napsauta OK:ta kunnes palaat takaisin Outlookiin.

Muutama Outlook asetus (2010)

Viestin saapumisilmoitus

Valitse millä tavoin Outlook ilmoittaa sinulle saapuneesta viestistä.
Sininen ilmoitusruutu alaoikealla saattaa olla joissakin tilanteissa häiritsevä ja näin saat sen pois:
(Alla olevat numerot viittaavat asianomaiseen kohtaan kuvassa).

Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Viestin saapuminen (2) (File, Options, Mail, Message arrival)

Jos otat merkinnän pois kohdasta Näytä työpöytäilmoitus (3) (Display a Desktop Alert) et saa sinistä saapumisilmoitusta ala oikeassa kulmassa.

Työpöytäilmoituksen asetukset (4)– painikkeesta (Desktop Alert Settings) voit säätää sen läpinäkyvyyttä ja miten pitkään se on näkyvillä.

Tyhjennä roskakori poistuessasi Outlookista

Saat Outlookin tyhjentämään roskakorin kun suljet ohjelman. Ohjelma kysyy vielä varmistuksen ennen tyhjentämistä.

Tiedosto, Asetukset, Lisäasetukset, Tyhjennä Poistetut-kansio, kun Outlook suljetaan (File, Options, Advanced, Outlook start and exit, Empty Deleted Items folder when exiting Outlook)

Kommenttimerkintä viestiin

Kun vastaat viestiin saattaa joskus olla tarvetta vastata itse saapuneen viestin tekstiin.
Tämä voi olla vaikeasta huomattavissa joten on hyvä merkata vastaus tai kommentti.
Voit asettaa Outlookissa asetuksen joka laittaa merkinnän vastaukseesi automaattisesti.

Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Vastaukset ja välitykset (5) (File, Options, Mail)
Rastita Lisää kommenttien alkuunk (6) (Preface comments with)
Voit muuttaa oletus kommenttimerkinnän niin halutessasi.

 Poissaoloilmoitus

Toimii vain jos on MS Exchange käytössä.
Tiedosto, Automaattiset vastaukset (Poissa) (File, Info, Automatic Replies (Out of Office)
Valitse Lähetä automaattiset vastaukset (Send automatic replies)
Valitse ajanjakso (voit määritellä myös päivän tulevaisuudessa)

Kirjoita poissaoloviestisi kohtaan Oman organisaation sisällä ja Oman organisaation ulkopuolella (Inside My Organization, Outside My Organization)
Napsauta OK.

Allekirjoitus

Voit luoda useita allekirjoituksia. Laita useimmiten käytetty oletukseksi.
Voit vaihtaa niitä helposti viestissä napsauttamalla hiiren oikeata hiiripainiketta allekirjoituksen päällä.
Saat listan allekirjoituksistasi josta voit valita sopivan.

Luo allekirjoitus:
Tiedosto, Asetukset, Sähköposti (1), Allekirjoitukset (7) (File, Options, Mail, Signatures…)
Napsauta Uusi (New)
Kirjoita allekirjoituksesi ja paina Tallenna (Save).

Luo muut mahdolliset muut allekirjoitukset

Kohdassa Valitse oletusallekirjoitus (Choose default signature) asetat sen allekirjoituksen oletukseksi jota useimmiten käytät, sekä uudet että vastatut.

Allekirjoituksen vaihto viestissä:
Osoita allekirjoitusta viestissäsi
Napsauta hiiren oikeanpuolista painiketta
Valitse allekirjoitus

Outlook asetuksia

Näyttökuvan lisäys asiakirjaan

(Word, Excel, PowerPoint, Outlook versiot 2010).

Toiminto toimii samalla tavalla eri Office-ohjelmissa.

Toimi seuraavasti kun haluat lisätä ruutukaappauskuvan tai kuvaosan näyttöruudusta:

Ruutukaappaus (esimerkkinä Word)

  • Siirry Wordiin
  • Laita osoitin kohtaan johon kuvan haluat
  • Valitse Lisää, Näyttökuva, ja valitse kuva kohdasta Käytettävissä olevat ikkunat (Insert, Screenshot, Available Windows)
    (Huomaa että ikkuinat joita näytetään eivät saa olla pienennettyjä tilariville).
    (Huomaa että Wordissa tämä ei toimi jos sinulla on dokumentti yhteensopivuus tilassa (Compatibility mode). Muunna asiakirja ensin uuteen muotoon ja tee sitten uudestaan ruutukaappaus).
  • Muokkaa tarvittaessa kuvaa kuten Rajaa ja Pakkaa kuvat (Crop, Compress Picture)

Kuva osasta näyttöä (esimerkkinä Outlook)

  • Aloita uusi viesti
  • Siirrä osoitin viestin tekstiosaan
  • Pienennä Outlookin ikkuna niin että aloittamasi viestin alle jää se osa ikkunasta josta haluat kuvan
  • Valitse Lisää, Näyttökuva (Insert, Screenshot, Screen Clipping)
  • Viesti pienenee jotta sen alla oleva kuva näkyisi ja näyttö muuttuu harmaaksi
  • Pidä hiiren vasen painike alhaalla ja valitse alue josta haluat kuvan
  • Vapauta hiiren painike ja kuva on viestissäsi.