Tag Archives: taulukko

Yksi syy lisää käyttää taulukoita Excelissä

Excelin taulukot ovat paljon paljon muuta kun listojen kaunis väritys.

Kun olet määritellyt listan taulukoksi (Table) saat taulukkotyökalut käyttöösi. Niistä löydät mm osittajan suodattamista varten ja summarivin joka näyttää suodatun summat, keskiarvot jne.

Taulukko laajenee automaattisesti kun lisäät rivejä ja sarakkeita joka taas helpottaa pivot-raporttien hallintaa.

Mutta saat paljon muutakin.

Ensiksi nimeä taulukko. Teet sen taulukkotyökalun valintanauhasta, ylä vasemmalla on taulukon nimiruutu. Kirjoita siihen joku kuvaava nimi ilman välilyöntejä ja erikoismerkkejä, esim. Myynti, Varasto tai muuta vastaavaa.

Nyt voi siirtyä mihin tahansa työkirjan laskentatauluun ja kirjoittaa kaavan jossa viittaat luotuun tauluun ja sen sarakkeisiin.

Esim.: =SUMMA(TaulukoNimi[SarakkeenNimi]. Excel jopa ehdottaa sinulle sarakkeiden nimiä samalla tavalla, kun funktion argumentteja.
Kaavojen kirjoittaminen yksinkertaistuu, ei enää hankalia hiirellä alueiden maalaamisia!

Taulun käyttö indeksin ja vastineen kanssa: =INDEX(Sales[Ship Country];MATCH(A1;Sales[Order ID];0))

ja PHAKU -funktion kanssa: =VLOOKUP(A1;Sales[#All];3;FALSE)

Joustava alasvetovalikko

Alasvetovalikon teko taulun ja EPÄSUORA (INDIRECT)-funktion avulla.

 

  1. Luodaan taulukko joka määritellään tauluksi (Table
  2. Luodaan alasvetovalikko kelpoisuustarkistuksella (Data Validation)
  3. Määritellään Salli kohtaan Lista (Allow List) ja listan lähteeksi kaava =EPÄSUORA(“Taulun_Nimi[Sarakkeen:Nimi] “) (=INDIRECT(“Table_Name[Column_Name]”)

Esimerkki:
Luodaan listan elementit ja määritellään se taulukoksi; Lisää Taulukko (Insert, Table).


Taulukolle annoin nimeksi Kohteet. Nimeäminen ei ole pakollista mutta kuvaava nimi helpottaa jos taulukoita on useita. Nimen määrittelet Taulukkotyökalun vasemmassa laidassa olevasta kohdasta Taulun nimi (Table Name).
Siirrytään soluun johon alasvetovalikko halutaan (ei tarvitse olla sama välilehti).
Valitaan Tiedot, Kelpoisuustarkistus (Data, Data Validation)

Valitse Salli kohtaan Lista (Allow, List)
Kirjoita Lähde (Source) kohtaan kaava =EPÄSUORA(“Kohteet[Paikkakunta]”)
=INDIRECT(“Kohteet[Paikkakunta]”)
Kaavassa Kohteet on sinun taulu nimi ja Paikkakunta sen sarakkeen nimi taulussa josta haluat tiedot alasvetovalikkoon.
Lopputulos:

Nyt jos taulukkoon lisätään paikkakuntia niin alasvetovalikko näyttää ne automaattisesti.

Pivot useammasta taulusta

Tauluissa jotka haluat yhdistää tulee olla jokin yhteinen tekijä kuten asiakasnumero, henkilönumero tai jokin muu vastaava sarake (vertaa PHAKU funktion käyttöä).

Määrittele ensin listasi taulukoiksi: Osoitin listaan ja Lisää – Taulukko (Insert – Table). Kannattaa antaa tauluille kuvaava nimi Taulukko työkalut, Rakenne, Taulukon nimi).

Tämän jälkeen määrittele taulujen yhteys (pivotissa ja versio 2016 yhteyden voi myös antaa Excelin tehtäväksi, joskus onnistuu ja joskus ei).

Yhteyden määrittelet Tiedot valintanauhan ryhmästä Datatyökalut ja Yhteydet toiminnolla (Data – Data Tools, relationships).

Valitse ensin (yläriville) se taulukko jossa on yksilölliset tiedot ja avain sarake, se sarake jossa nämä yksilölliset tiedot sijaitsevat.

Seuraavalla riville valitse se taulukko jonka haluat liittää ja se sarake josta löytyy vastaavat tiedot.

Alla olevassa esimerkissä henkilönumero.

Nyt voit luoda pivotin tiedoista ja poimia sarakkeita molemmista tauluista. Huomattavasta parempi vaihtoehto kuin Phaku.

 

Taulukko Excelissä

Kun muotoilet listasi taulukoksi (Table) Excelissä (Lisää – Taulukko; Insert – Table) saat monta etua.
Taulukko laajenee automaattisesti kun lisäät sarakkeita ja rivejä. Jos olet luonnut siitä Pivot-taulukon niin sinun tarvitsee vain päivittää Pivotti, et tarvitse määritellä tietolähdettä uudestaan.
Mikäli sinulla on kaavoja jossakin taulukon sarakkeessa nekin kopioituvat automaattisesti uudelle taulukon riville.
Voit halutessasi lisätä taulukkoon Summa-rivin (Total row) ja siihen valita erilaisia laskukaavoja kuten summa, keskiarvo jne. Tämä summa rivi näyttää aina kulloisen suodatuksen tuloksen.
Mikäli se on mielestäsi hankala taulukon alaosassa voit lisätä vaikka muutaman tyhjän rivin taulukon yläpuolelle ja kopioida summarivin sinne. Summarivi käyttää välisumma-funktiota (subtotal).
Muita toimintoja joita taulukon määrittely tuo mukanaan on muun muassa taulukon otsikkorivin lukitus kun vierität taulukkoa alaspäin, osittajan (Slicer) käyttö suodatukseen ja enne kaikkea tietomallien teko, eli yhteyksien luominen taulujen välille (Relation). Tämä taas mahdollistaa Pivot tekemisen käden käänteessä useammasta taulusta.